A meghívó kiküldése nem csak udvariassági kérdés. Ettől függ, hány vendég tud eljönni, mennyi idő marad a visszajelzésekre, és milyen nyugodtan tudjátok lezárni a létszámot.
Ha túl korán küldök, a vendégek elfelejtik. Ha túl későn, sokan már mást terveztek arra a hétvégére. Nézzük, hol van az arany középút.
Az alapszabály: három hónap
A legtöbb esküvőn a meghívó a nagy nap előtt 3 hónappal érkezik meg a vendégekhez. Ez elég idő ahhoz, hogy szabadságot kérjenek, szállást foglaljanak és megvegyék az ajándékot, de még nem annyi, hogy a naptáruk mélyére süllyedjen.
Nyári főszezonban, június és szeptember között inkább 4 hónappal előbb küldjétek, mert ilyenkor sok a párhuzamos esemény, és a vendégek hamar lekötik a hétvégéiket.
Mikor jön a save the date?
A save the date egy rövid előzetes jelzés, ami csak a dátumot és a várost tartalmazza. Akkor van rá szükség, ha a vendégeknek előre kell tervezniük.
- Hazai vendégek: 6 és 8 hónappal az esküvő előtt.
- Külföldről vagy távoli megyéből érkezők: 9 és 12 hónappal előtte.
- Ünnepi időszakra vagy hosszú hétvégére eső esküvő: legalább 10 hónappal előtte.
Külföldi és távoli vendégek
Ha repülőjegyet kell venni, a három hónap kevés. Nekik a meghívó is menjen ki korábban, legalább 4 vagy 5 hónappal a dátum előtt, és a visszajelzési határidejük is legyen korábbi.
Érdemes egy külön blokkban megírni nekik a legfontosabb gyakorlati tudnivalókat: melyik repülőtér a legközelebbi, milyen szállások vannak a helyszín körül, és van-e szervezett transzfer.
Mikor legyen a visszajelzési határidő?
A bevált szabály szerint a visszajelzési határidő 6 héttel az esküvő előtt van. Ez azért jó, mert marad idő az emlékeztetőkre, mielőtt a vendéglátósnak le kell adni a végleges létszámot.
- 112 hónap: helyszín és dátum lefoglalva.
- 28 hónap: save the date kiküldése.
- 33 hónap: meghívó kiküldése.
- 46 hét: visszajelzési határidő.
- 55 hét: emlékeztető azoknak, akik nem válaszoltak.
- 62 hét: végleges létszám a helyszínnek, ültetés véglegesítése.
Mi van, ha kicsúsztatok az időből?
Előfordul, hogy csak 6 vagy 8 héttel az esküvő előtt készül el a meghívó. Ilyenkor a papíralapú küldés lassú lesz, de van megoldás.
- Küldjetek digitális meghívót e-mailben vagy üzenetben, és utána postázzátok a nyomtatottat emlékül.
- Rövidítsétek a visszajelzési határidőt 3 hétre, és írjátok ki jól láthatóan.
- A legfontosabb vendégeket hívjátok fel személyesen, ne várjátok meg a levelet.
- A részletes információkat tegyétek egy online oldalra, hogy senkinek ne kelljen utánakérdeznie.
Papír, digitális vagy mindkettő?
A kettő nem zárja ki egymást, sőt a legtöbb pár ma már együtt használja őket. A nyomtatott meghívó marad az ünnepélyes gesztus, a digitális felület pedig hordozza az információt és a visszajelzést.
Ez a felállás azért működik jól, mert a nyomtatott kártyát nem kell teleírni. Rákerül a dátum, a helyszín és egy link, minden más pedig frissíthető marad.
Összefoglalás
Három hónap a meghívóra, hat hét a visszajelzésre, és korábbi időzítés a távolról érkezőknek. Ha ehhez tartjátok magatokat, marad időtök nyugodtan lezárni a létszámot, és nem az utolsó héten kell telefonálgatni.
Hogyan segít ebben a LagzinkLesz.hu?
A LagzinkLesz.hu-n elkészített esküvői weboldal azonnal él, amint elkészültetek vele. Ha csúszik a nyomtatás, elég a linket elküldeni, és a vendégek máris látják a dátumot, a helyszínt, a programot és a visszajelzési űrlapot.
A visszajelzési határidőt kiírhatjátok az oldalra, a beérkező válaszokat pedig egy helyen látjátok. Így pontosan tudjátok, kit kell még megkeresni, és nem kell külön táblázatot vezetni mellette.
