Az RSVP a francia „répondez s'il vous plaît” rövidítése, magyarul annyit tesz: kérjük, válaszoljon. Az esküvők világában ez a vendégek visszajelzését jelenti arról, hogy jönnek vagy sem, hányan érkeznek, és milyen igényeik vannak.
Ez a legfontosabb adat az egész szervezésben. A végleges létszámból jön ki a menü ára, az ültetés, a szállásigény és a helyszíni bérlemények száma. Ha az RSVP csúszik, minden más is csúszik.
Miért ennyire fontos a visszajelzés?
A helyszínek és a vendéglátósok legtöbbször a nagy nap előtt 10 és 14 nappal kérik a végleges létszámot, és ez után már fizetni kell a le nem mondott adagokért is. Ha nem tudjátok pontosan, hányan jönnek, vagy túlfizettek, vagy kevés lesz az étel.
A létszám ráadásul nem csak pénzkérdés. Ettől függ, hány asztal fér el, hány szoba kell a szálláson, mennyi ültetőkártyát nyomtattok, és mennyi köszönőajándékot rendeltek.
Milyen kérdéseket tegyetek fel?
A jó visszajelzési űrlap rövid, de minden lényegeset megkérdez. Ha túl sok a mező, a vendég félbehagyja, ha túl kevés, nektek kell utólag telefonálni.
Alapkérdések
- Jössz vagy nem jössz?
- Hányan érkeztek, és név szerint kik?
- Elérhetőség, e-mail vagy telefon, hogy tudjatok üzenni.
Praktikus kiegészítő kérdések
- Étel-érzékenység vagy allergia.
- Speciális étrend: vegetáriánus, vegán, gluténmentes.
- Gyerek érkezik-e, és milyen korú, kell-e etetőszék vagy kiságy.
- Kér-e szállást, és hány éjszakára.
- Fogyaszt-e alkoholt, ha az italrendelést is tervezni akarjátok.
Mikor kérjetek visszajelzést?
A bevált ütemezés szerint a meghívó 3 hónappal az esküvő előtt érkezik, a visszajelzési határidő pedig 6 héttel a nagy nap előtt van. Így marad két hét a késlekedők megkeresésére, és még mindig van másfél hónap az ültetésre és a menü véglegesítésére.
- 1Előzetes jelzés (save the date): 8 és 12 hónap között, főleg vidéki vagy külföldi vendégeknek.
- 2Meghívó kiküldése: 3 hónappal előtte.
- 3Visszajelzési határidő: 6 héttel előtte.
- 4Emlékeztető a néma vendégeknek: a határidő után 3 nappal.
- 5Végleges létszám a vendéglátósnak: 10 és 14 nappal előtte.
Mit tegyetek, ha nem válaszolnak?
Mindig lesz olyan vendég, aki elfelejti. Nem rosszindulatból, egyszerűen elsodorja a mindennapok zaja. A megoldás nem a sértődés, hanem egy jól időzített, barátságos emlékeztető.
Az első emlékeztető legyen írásos, egy rövid üzenet a határidő után pár nappal. Ha erre sem érkezik válasz, jöhet a telefon. Érdemes felosztani a listát: a menyasszony az egyik oldal rokonait hívja fel, a vőlegény a másikat, mert a személyes kapcsolat mindig hatékonyabb.
“Szia Marci! Zárjuk a létszámot a helyszín felé, ezért kérdezem: számíthatunk rátok augusztus 22-én? Ha igen, jelezd, hányan jöttök. Köszi!”
Papír vagy online visszajelzés?
A papíralapú válaszkártya szép, de lassú. Postázni kell, elveszik, és nektek kell kézzel összesíteni. Az online visszajelzés azonnal megérkezik, önmagát összesíti, és a vendég a telefonjáról két perc alatt kitölti.
Az idősebb vendégeknél sem gond. A tapasztalat az, hogy általában egy családtag kitölti helyettük, vagy telefonon egyeztettek, és ti rögzítitek a választ. A lényeg, hogy egyetlen helyen legyen minden adat.
Összefoglalás
Az RSVP akkor működik jól, ha könnyű válaszolni rá, egyértelmű a határidő, és van egy helyetek, ahol az összes adat összefut. Kérdezzetek keveset, de a fontos dolgokat, és tervezzetek be időt az emlékeztetőkre. A vendégek nagy része szeretne segíteni, csak egyszerűvé kell tenni neki.
Hogyan segít ebben a LagzinkLesz.hu?
A LagzinkLesz.hu esküvői weboldalán a visszajelzés az oldal része. Ti állítjátok be, milyen kérdések jelenjenek meg: elég a név és a létszám, vagy kérdezzetek rá az allergiákra, a szállásra és a gyerekekre is. Saját kérdéseket is felvehettek, ha valami egyedi kell.
A beérkező válaszok azonnal megjelennek egy áttekinthető vendéglistában, összesítve a létszámot, az étrendeket és a szállásigényt. Az adatokat exportálni is tudjátok, így a helyszínnek pontos listát adhattok kézi számolgatás nélkül.
